Artículo de Miguel Saiz Álvarez, Socio AUREN Personas

En esta recién estrenada década de los años 20, el mundo, y en especial la economía y la forma de gestionar los negocios han sufrido el impacto del coronavirus de forma repentina y devastadora, sus efectos se han notado desde los primeros meses del 2020 hasta la actualidad, y previsiblemente las consecuencias se extenderán en los próximos años.

La virulencia de la irrupción de la pandemia, y los muy escasos precedentes existentes sobre eventos parecidos o referencias anteriores, sino nulos, ha obligado a un análisis y reflexión sobre las estrategias que funcionaban y rediseñar o inventar unas nuevas de acuerdo con unas nuevas necesidades.

La transformación en la que estamos inmersos alcanza a todos los sectores y a todos los ámbitos de la gestión de las empresas a nivel mundial, y dentro de esta revolución, el sector de la logística a lo largo de toda de la cadena de suministro, como la interrelación de todos los empleados y personas que diseñan, organizan, gestionan y controlan cada una de sus fases no ha permanecido ajena, al contrario, se ha convertido en uno de los retos más desafiantes, apremiantes y exitosos, a los que los profesionales de Recursos Humanos se han tenido que enfrentar en décadas.

El área de Recursos Humanos de las empresas de este sector ha evolucionado en muchas de ellas, desde una unidad de servicio hacia una verdadera área de negocio, estrechado sus lazos con el resto de las áreas y convirtiéndose, en muchas ocasiones, en el faro hacia donde miraban los comités de dirección en momentos de incertidumbre.

La desconocida situación ocasionada por la llegada del coronavirus, la deslocalización de los trabajadores de las oficinas centrales, la declaración de sectores de actividad esencial, y por tanto la nueva categoría de trabajadores esenciales que algunos profesionales han adquirido, la forma en la que se ha redefinido la dirección y gestión de las personas en las organizaciones, y todos y cada uno de los protocolos, y cambios que se han diseñado para el retorno de la añorada “normalidad”, a la vez que se atendía a las actuación de las autoridades, y las normas y leyes que han modificado el ecosistema laboral, han requerido de los departamentos de gestión de personas de gran flexibilidad, agilidad y capacidad de innovar para dar respuesta a una coyuntura interna y de mercado cambiante, exigente y de mucha incertidumbre.

Sin embargo, a pesar de que el sobreesfuerzo ha sido común, la adaptación a este cambio y a la forma de gestionar a las personas no ha sorprendido a todos por igual, y en algunas organizaciones, la implantación de procesos, tecnología y mecánicas de trabajo ha permitido responder a esta situación de una forma más ágil y eficaz que otras a la hora de atender las demandas externas y las expectativas de los trabajadores con eficiencia, lo que se ha traducido en favorables cifras de negocio de manera rápida y directa.

Experiencia

El sector de la logística, habituado a equilibrar entre la producción y el consumo, manejando variables de tiempo y coste, atesora una valiosa experiencia para responder a las demandas de sus profesionales que de por sí operan y desarrollan su actividad en remoto.

El área de Operaciones de Recursos Humanos, habituada a la gestión de sus trabajadores en remoto con una integración fluida de procesos de comunicación, generación de documentación, de forma digital y accesible basado en la eficiencia funcional, en ocasiones ha provocado una serie de iniciativas que logran ventajas competitivas rentables y sostenibles.

Esta área, tanto en su modelo interno como externo a la compañía, responde a las necesidades cambiantes del entorno, y del negocio, teniendo siempre en el punto de mira al empleado, tanto como usuario como cliente interno, anticiparse a sus necesidades y sobre todo adaptar las respuestas del área de recursos humanos a sus expectativas con independencia de su localización, su puesto de trabajo o el área en el que se desarrolla su actividad asegurando una óptima experiencia de empleado.

La incorporación de un nuevo colaborador a la empresa, en especial durante el tiempo que las oficinas han estado vacías, no debe quedar en manos del jefe

Este aspecto de asegurar un estilo homogéneo en todos los procesos internos relacionados con las personas ha cobrado especial relevancia en estos tiempos, un compañero de “la central” o del último y mas distanciado punto de reparto, deben tener acceso a los más básico como es el acceso a la nómina y al calendario de trabajo, como el acceso a la comunicación e información interna de la empresa para posibilitar el alineamiento, compromiso y cohesión de los equipos en momentos en los que ha sido más importante que nunca.

A partir de ahí, cada uno de los proyectos o procesos de recursos humanos, tanto en la información, la documentación y la consecución de los procesos, debe llegar a cada uno de los trabajadores de forma ágil y adaptada a su realidad, si se me permite el paralelismo, cada “paquete” debe llegar a cada destinatario atendiendo a su accesibilidad y al momento del ciclo de recursos humanos en el que se encuentre.

La incorporación de un nuevo colaborador a la empresa, en especial durante el tiempo que las oficinas han estado vacías, no debe quedar en manos del jefe, o de la mejor de las voluntades de unos compañeros de trabajo, sino que debe que tener unas pautas planificadas, una puesta en conocimiento de las áreas internas, y una puesta a disposición del material necesario de forma ágil, eficaz y orientado a su pronta incorporación, siendo el “onboarding” digital unos de sus máximos referentes.

Información y documentación

La elaboración y accesibilidad de la información y documentación necesaria para desempeñar el trabajo diario, como eran los “salvoconductos” durante la pandemia, como son ahora los pasaportes, certificados, y documentos necesarios para moverse la movilidad entre provincias y países, no deberían requerir esfuerzos personales, sino de la puesta en marcha de tareas y procesos dinámicos, agiles que permitan el acceso multidispositivo desde cualquier lugar.

El acceso a la formación, las necesidades regulatorias y constantes exigencias por parte de las administraciones, como la respuesta a las demandas de desarrollo y actualización de conocimiento que los colaboradores precisan, deben responderse de formar planificada, superando el simple acceso a un contenido electrónico, a través de una verdadera estrategia formativa, con una plataforma que gestione los distintos mapas formativos, con acciones y elementos dinamizadores que posibilite el acceso a los contenidos en distintos momentos y con distintas herramientas, asegurando que todos los colaboradores cuentan con la capacitación para desempeñar su tarea/funciones, y, en algunos casos, el acompañamiento para responder a sus expectativas de crecimiento interno.

La gestión del desempeño, fijación y seguimiento de objetivos, las sesiones de revisión y evaluación de las tareas y actividades y la consiguiente identificación de necesidades de desarrollo requiere de un liderazgo inspirador y diligente por parte de los gestores, pero también de una serie de herramientas, así como, una planificación en el ciclo de recursos humanos por parte de la organización, con pautas definidas y procesos muy transparentes y conocidos por todos.

Todos estos ejemplos, han requerido de una clara visión por parte de las direcciones de las empresas, del diseño de los políticas y procesos por parte de los responsables de Recursos Humanos, y del compromiso decidido en su implantación y ejecución de estos. En ocasiones apostando por un área interno de, y de las tareas que implican por parte de las áreas de operaciones de Recursos humanos, en otras externalizando su diseño, y ejecución, a través de una tecnología que asegure su correcta administración y el acceso a la información por parte de los empleados y sus gestores.

En definitiva, la manera en la que se ha afrontado estos retos es muy similar a la forma de operar del resto de las áreas en este sector logístico, demostrando que el tiempo de respuesta, y la eficiencia en el coste tienen impacto directo en la generación de valor y en la satisfacción con el servicio por parte cliente, en este caso interno.